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Es muy común que en el procesamiento de la nómina se descuide algún punto importante, sobre todo a la hora de informar a la autoridad, ya sea federal o local, así como lo pagado o retenido al empleado. El no cumplir al 100% con estos requisitos, nos puede generar varias contingencias, con los trabajadores y/o autoridades.
El procesamiento de nómina conlleva recabar, coordinar, procesar, calcular e informar diferentes incidencias que en su conjunto conforman los datos de la nómina, que se integran a la contabilidad de la empresa y se declaran al SAT, IMSS, INFONAVIT o a las Secretarías de Finanzas estatales.
Algunas consideraciones que se deben tomar son:
- La redacción de la ley del ISR (LISR) en relación a cumplir con los requisitos que señala para efectos del CFDI de nómina
- La forma y fondo por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos, pone en riesgo la deducibilidad de la nómina
- Algunos conceptos relacionados con ella.
Por lo anterior, se corre el riesgo de pagar el ISR de la empresa erróneamente, con las consecuencias jurídicas y económicas que esta situación provoque.
En este artículo describimos los cinco problemas que consideramos que se presentan con más frecuencia.
1. No considerar incidencias de nómina en los periodos
En primer lugar, hay que asegurarse que los eventos que generan un cambio a la percepción fija o deducciones del trabajador, se contemplen oportunamente. Algunas de las incidencias de nómina más importantes son:
- Tiempo extra
- Faltas
- Incapacidades
- Primas dominicales
- Vacaciones
- Prima vacacional
No contemplar con precisión algunas de las incidencias mencionadas pueden generar una contingencia laboral para la empresa.
2. No cumplir con normas fiscales
Una vez plasmadas las incidencias en el proceso de la nómina, hay que identificar cuáles incidencias son gravables o exentas para el trabajador y calcular correctamente el impuesto a retener. De no hacerlo se puede generar una responsabilidad solidaria de la empresa por los impuestos no retenidos; es decir, la empresa tendría que pagarlos.
3. Softwares de nómina que calculan erróneamente las retenciones de impuesto
Existen softwares de nómina en el mercado que no calculan correctamente la retención del impuesto, de acuerdo a la LISR. En muchos casos, no consideran la totalidad de los ingresos mensuales y calculan el impuesto sobre los ingresos parciales por cada periodo en que cobra el empleado durante el mes. Esto provoca, que al ser responsable solidario de esta retención, el patrón tendrá que pagarlo por su cuenta.
4. Configuración errónea de conceptos de percepción para determinar el salario base de cotización
Una situación durante el proceso de la nómina, son los conceptos de percepción que se le pagan al trabajador, y no se plantean correctamente para agregarlas al salario base de cotización. Un ejemplo son los excedentes que rebasan el tope del pago de vales de despensa. El considerar incorrectamente estos pagos, logra ocasionar diferencias en las cuotas pagadas al IMSS, y por lo tanto, multas y recargos para la empresa.
5. Incumplimiento de requisitos en el llenado del CFDI de nómina
Otro problema detectado continuamente es el llenado incorrecto en uno o varios puntos de la guía del CFDI de nómina que publica el SAT. Los errores más comunes son:
- Equivalencias de pago incorrectas con las publicadas en la guía
- No reportar las primas pagadas por la empresa de seguros de vida y GMM a favor de los empleados.
- Errores en los complementos del CFDI de nómina
- Error en el incumplimiento de informar los anticipos de nómina
- Error en la identificación de la entidad federativa
Estos incumplimientos o datos incorrectos ponen en riesgo la deducibilidad del costo de la nómina ante el SAT.
El conocimiento de estos problemas, que se pueden presentar frecuentemente en las empresas relacionados con la nómina, ayuda a prevenir y cuidar que los cálculos cumplan con los requisitos legales y fiscales desde el principio, y así, evitar tanto poner en riesgo la deducibilidad de la nómina, como las consecuencias jurídicas y económicas que esta situación puede provocar.
Es muy importante tener en cuenta los problemas que puede enfrentar tu empresa al realizar su procesamiento de nómina. Grupo Sistemas cuenta con un eficiente equipo en esta área, debido a que cumple con todas las regulaciones de la ley, evitando los diferentes riesgos y errores que pueden afectar a tu organización. ¡Contáctanos y déjanos ser tu mano derecha!
