Por el equipo de Napsis | Cumplimiento Normativo Laboral
El teletrabajo llegó para quedarse. Lo que comenzó como una medida de emergencia durante la pandemia se consolidó como una modalidad permanente en miles de empresas mexicanas. Sin embargo, muchas organizaciones operan hoy en esquemas híbridos o remotos sin contar con la documentación, los procesos ni las políticas que la ley exige.
La NOM-037-STPS-2023 es la norma que regula esta realidad. Está vigente desde el 5 de diciembre de 2023 y su cumplimiento es obligatorio. Para los equipos de Recursos Humanos, representa una responsabilidad concreta: no basta con permitir el home office, hay que gestionarlo con evidencia, estructura y trazabilidad.
En este artículo explicamos qué establece la norma, cuáles son las obligaciones patronales más relevantes y cómo Grupo Sistemas usa la tecnología del sistema de Napsis para no sobrecargar al equipo de RRHH y convertirse en el aliado estratégico de tu empresa.
¿Qué es la NOM-037 y a quién aplica?
La NOM-037-STPS-2023 es una Norma Oficial Mexicana emitida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Su objetivo es establecer las condiciones mínimas de seguridad y salud que deben garantizarse a los trabajadores que desempeñan sus funciones bajo la modalidad de teletrabajo.
Aplica a todas las empresas —del sector privado y público— en las que al menos el 40% de las actividades laborales de un colaborador se realicen fuera de las instalaciones del empleador. Esto incluye trabajo completamente remoto y esquemas híbridos con esa proporción mínima.
La norma no es una recomendación ni una buena práctica: es de observancia obligatoria. Su incumplimiento puede derivar en sanciones por parte de la STPS y en contingencias legales ante el IMSS en materia de riesgos de trabajo.
Las obligaciones patronales que RRHH debe gestionar
La NOM-037 contempla 14 obligaciones principales para los empleadores. A continuación, analizamos las más relevantes y te decimos cómo podemos ayudarte a que tu empresa cumpla con las nuevas regulaciones por medio de una plataforma confiable de administración de personal.
1. Mantener un listado actualizado de teletrabajadores
El patrón debe contar con un registro vigente de todos los colaboradores que operan bajo esta modalidad, incluyendo datos personales, puesto, actividades a desarrollar, porcentaje de tiempo en teletrabajo y lugares de trabajo convenidos. Este listado no puede ser estático: debe actualizarse cada vez que un colaborador cambia de modalidad, modifica su domicilio o cuando ingresa o sale de la organización.
Módulo de Personal: Al ser una plataforma integral de gestión de personas, Napsis centraliza el registro completo de cada colaborador. El módulo de personal permite clasificar a los empleados por modalidad de trabajo, mantener sus datos actualizados en tiempo real y almacenar toda la documentación asociada —incluyendo el contrato de teletrabajo y el convenio de lugar de trabajo— con validez legal y acceso controlado por niveles de autorización.
2. Verificar las condiciones del lugar de trabajo
La empresa está obligada a comprobar que el espacio donde el colaborador realiza su trabajo cumple con condiciones adecuadas de conectividad, seguridad física, iluminación, ventilación y ergonomía. Esta verificación puede realizarse mediante lista de verificación aplicada por el propio trabajador, inspección física, o evidencia fotográfica o en video.
Módulo de Administración: El módulo de administración permite adjuntar evidencia fotográfica y documental del espacio de trabajo de cada teletrabajador, con fecha de carga y trazabilidad de quién la registró. Ante una inspección de la STPS, la empresa cuenta con la evidencia organizada y consultable por colaborador, sin necesidad de recurrir a carpetas físicas o correos dispersos.
3. Redactar, difundir y acreditar la Política de Teletrabajo
Toda empresa con teletrabajadores debe contar con una política formal que establezca mecanismos de comunicación, reglas de contacto, duración y distribución de la jornada, derecho a la desconexión digital y pausas de descanso. Esta política debe ser conocida tanto por los trabajadores remotos como por los presenciales, y la empresa debe poder acreditar que fue efectivamente comunicada.
Módulo de Comunicaciones: A través del módulo de comunicaciones, la organización puede publicar la Política de Teletrabajo de forma oficial, dirigida a los destinatarios correspondientes, con confirmación de lectura y registro de fecha. Este canal también permite mantener una comunicación institucional fluida con los teletrabajadores: avisos, actualizaciones normativas, recordatorios de jornada y cualquier comunicación que la empresa necesite documentar. El historial queda almacenado y es auditable.
4. Proporcionar equipamiento y asumir gastos proporcionales
El patrón tiene la obligación de proveer al teletrabajador las herramientas necesarias para el desempeño de su trabajo —computadora, mobiliario ergonómico, entre otros— y de financiar de forma proporcional el consumo de internet y electricidad derivado del teletrabajo. Ambos conceptos deben estar documentados y acordados por escrito.
Módulo de Rendición de Gastos: Napsis permite gestionar las rendiciones de gastos asociadas al teletrabajo de forma ordenada y trazable. Los colaboradores pueden cargar sus facturas —por ejemplo, la factura mensual de internet o electricidad— directamente desde la plataforma. El área de RRHH o finanzas puede aprobar, registrar y auditar cada reembolso, eliminando el uso de hojas de cálculo o procesos manuales y generando el respaldo documental que la norma exige.
5. Registrar el inicio y término de la jornada laboral
Las empresas deben implementar mecanismos confiables para registrar el inicio y la conclusión de la jornada de sus teletrabajadores. Este punto adquiere especial relevancia en el contexto de la reforma laboral constitucional publicada en el Diario Oficial de la Federación en marzo de 2026, que establece el registro electrónico de jornada como obligación patronal para todas las empresas del país.
Registrar la asistencia en un entorno remoto plantea un desafío que los métodos tradicionales no resuelven: ¿cómo verificar que quien registra es realmente el colaborador, y que se encuentra en el lugar de trabajo convenido?
Módulo de Marcaje con Reconocimiento Facial y Geolocalización: El módulo de marcaje de Napsis incorpora dos capas de verificación diseñadas para el entorno de teletrabajo:
- Reconocimiento facial biométrico: Confirma la identidad del colaborador en el momento del registro, eliminando el riesgo de marcajes delegadas o fraudulentas.
- Geolocalización en tiempo real: Cada marcaje queda vinculado a las coordenadas GPS del colaborador, permitiendo verificar que se encuentra en el lugar de trabajo convenido tal como lo exige la NOM-037.
Cada registro queda almacenado con marca de tiempo, datos biométricos y ubicación geográfica, generando evidencia auditable que cumple simultáneamente con la NOM-037 y con el requisito de registro electrónico establecido en la reforma de jornada laboral de 2026.
6. Garantizar la desconexión digital y el control de jornada
Los trabajadores remotos tienen derecho a desconectarse fuera de su horario laboral. La empresa debe establecer mecanismos que respeten este derecho y, en paralelo, contar con información precisa sobre las horas efectivamente trabajadas para cumplir con los límites que establece la ley.
Reportes de Jornada: Los registros generados por el módulo de marcaje alimentan automáticamente los reportes de jornada de cada colaborador. RRHH puede monitorear horas trabajadas, detectar excesos y contar con información consolidada para la toma de decisiones, sin procesos manuales adicionales.
Los riesgos de no cumplir
El incumplimiento de la NOM-037 no es un asunto menor. Las consecuencias más frecuentes incluyen:
- Multas de la STPS, que pueden alcanzar montos significativos por cada incumplimiento detectado en una inspección.
- Contingencias ante el IMSS en caso de un accidente o enfermedad de trabajo ocurrido en el domicilio del colaborador, si la empresa no puede demostrar que verificó las condiciones del espacio.
- Demandas laborales derivadas de violaciones al derecho a la desconexión digital, falta de equipamiento documentado o ausencia de una política de teletrabajo formal.
- Daño reputacional ante colaboradores y candidatos, en un mercado donde las condiciones de trabajo remoto son ya un factor clave de atracción y retención de talento.
La clave para mitigar estos riesgos no es únicamente conocer la norma, sino contar con los procesos y la tecnología que permitan documentar el cumplimiento de forma sistemática.
Nuestra alianza con Napsis nos permite ofrecerte servicios de nómina eficientes para que no tengas que preocuparte por las sanciones y solo pienses en cómo puedes hacer crecer tu negocio.
¿Desea conocer cómo Grupo Sistemas puede ayudar a su organización a cumplir con la NOM-037 y las demás normativas laborales vigentes en México? Solicite una demostración y un especialista se pondrá en contacto con usted.
