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El procesamiento de nóminas dentro de una empresa requiere especial atención y precisión para evitar enfrentarse a problemas de no deducibilidad, lo que a su vez podría generar el pago de impuestos sobre la renta innecesarios. En los siguientes párrafos, explicaremos más a fondo este tema y proporcionaremos información clave al respecto.
La nómina
La correcta elaboración de la nómina, su pago puntual y el cumplimiento de las distintas regulaciones impuestas por las autoridades, representan un desafío constante para las empresas.
A menudo nos encontramos con contingencias por incumplimiento que afectan directamente a la empresa. Esto suele ocurrir debido a:
- Falta de conocimiento o experiencia en el procesamiento de nóminas.
- Ausencia de una asesoría contable adecuada.
- Utilización de software mal parametrizado o que no se adapta a la legislación vigente, entre otros factores.
¿Cómo lograr un procesamiento de nóminas preciso?
Para evitar contratiempos y riesgos innecesarios frente a las autoridades fiscales o laborales, Grupo Sistemas ofrece tres recomendaciones básicas que garantizan un procesamiento de nóminas correcto y en cumplimiento con los requisitos legales para que una nómina quede blindada.
- Cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Ley Federal del Trabajo (LFT) en cuanto al pago de trabajadores.
Es crucial seguir las pautas de la LFT al determinar el pago de los empleados, considerando las percepciones normales y extraordinarias generadas, así como las prestaciones y deducciones permitidas.
Además, es fundamental asegurarse de que los conceptos de percepción y deducción utilizados en el pago de las nóminas estén correctamente identificados en cuanto a los ingresos acumulables y no acumulables gravados para el ISR, así como los ingresos exentos de acuerdo con la legislación fiscal aplicable.
- Utilización de un sistema ERP de Recursos Humanos adecuado para el procesamiento de nóminas.
Un sistema ERP especializado en la planificación y gestión de actividades del área de recursos humanos, como el procesamiento de nóminas, automatización de tareas, seguimiento de horarios, bajas y ausencias de colaboradores, es fundamental.
Contar con un sistema ERP adecuado ayuda a reducir el tiempo necesario para realizar tareas, proporciona mayor seguridad en la información de los empleados y mejora la eficiencia del departamento de recursos humanos.
- Correcto timbrado de la nómina.
El timbrado adecuado de los recibos de nómina, conocido como CFDI de nómina, es el punto más importante en el procesamiento de la nómina empresarial, sobre todo ahora que la versión 4.0 debe aplicarse a partir de este mes de julio..
Para lograrlo, recomendamos tener en cuenta lo siguiente:
– La alta dirección debe estar consciente de las contingencias y riesgos asociados con el proceso de timbrado.
– Se recomienda buscar asesoría o realizar revisiones periódicas del proceso de nómina.
– Es crucial verificar constantemente la validez de la información presentada a las autoridades a través del CFDI de nómina mediante el visor del SAT.
– Verificar que las prestaciones se registren de manera correcta para evitar problemas de deducibilidad.
En conclusión…
En la actualidad, procesar una nómina en México requiere personal altamente calificado, experimentado, actualizado y experto debido a las implicaciones fiscales, legales y económicas involucradas. Asegúrate de contar con un asesor calificado y experto en esta área. Si necesitas apoyo, no dudes en contactarnos para obtener la asistencia necesaria.
