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Es muy común que en el cálculo y procesamiento de las nóminas se descuide algún punto, y sobre todo, en la parte final al informar a la autoridad lo pagado al empleado, mediante el timbrado del CFDI del recibo de nómina, lo que nos lleva a tener un riesgo de incumplimiento.
Actualmente el Servicio de Administración Tributaria (SAT), toma como insumo principal para la fiscalización de los contribuyentes, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), entre ellos están, el recibo de nómina y las facturas electrónicas. En este artículo, analizaremos los CFDI de nómina, y conceptos que debemos cuidar para hacer correcta generación.
Los comprobantes electrónicos proporcionados al empleado por pago de nómina, simplifican el cumplimiento de las obligaciones fiscales, y comprobar la deducibilidad del gasto, por pagos de remuneraciones a trabajadores o asimilados a salarios.
Desde enero de 2017, se incorporaron datos en la versión 1.2 del complemento de nómina:
- Emisor
- Receptor
- Percepciones
- Deducciones
- Otros pagos
- Incapacidades
El CFDI de nómina y su timbrado, ha constituido un reto para los patrones, ya que, su implementación va más allá de la parte tecnológica e informática. Es un proceso que, no solo implica contar con un sistema de nómina que emita los CFDI de pago, sino, involucra el establecimiento de controles robustos, que monitorear y validan el suministro y calidad de la información de cada concepto, nodo o campo, de cada catálogo que alimentará al sistema de nómina.
1. Fecha de pago
Un error común se da en la fecha de pago, dado que, muchos softwares de nómina, usan como fecha de emisión, la fecha en la que se está elaborando el CFDI, y esta no coincide con la fecha de pago. Se debe siempre verificar, entre la fecha de emisión y la fecha de pago y no dejar un ingreso en un mes posterior, dado que esta fecha es la que genera la obligación de enterar lo retenido por ISR.
2. Clave de la entidad federativa
Otra consideración importante, es el campo de clave de entidad federativa, ya que, se debe considerar el lugar exacto, donde presta el servicio el empleado, y no confundir con el campo de lugar de expedición.
En el último semestre, se ha reforzado la coordinación entre diversas autoridades fiscales, encaminadas a combatir la evasión fiscal y detección de defraudación fiscal como:
- La sincronización de las Secretarías de Finanzas estatales con las bases de datos del IMSS
- La información emitida en un CFDI de nómina que provee el SAT,
Esto para validar la información generada y ligar la información del empleado con el registro patronal.
3. Tipos de deducción
Es importante saber, qué tipo de deducción de ajuste se debe aplicar, ya que estas, inciden en las bases gravadas y exentas informadas al SAT. Esto se refleja, en la emisión del visor de nómina para patrones, que ponen a disposición el SAT. Aquí es donde se informa, la suma de lo que el contribuyente/patrón ha timbrado por medio del CFDI.
Sin el debido cuidado y análisis anterior y posterior al timbrado, el contribuyente, podría estar en una situación de incertidumbre, ante la información, que ha sido recibida por la autoridad.
En este entorno fiscal, cada vez más regulado, digital y en constante actualización sobre los mecanismos de cumplimiento de obligaciones fiscales, es relevante contar con un sistema de nómina fuerte, pero también con el personal calificado, experto y responsable, no solo de la vigilancia de que dicho sistema esté parametrizado, si no, que cada concepto corresponda con lo solicitado por la autoridad en todos los catálogos, guías y misceláneas fiscales de los CFDI de nómina.
En consecuencia, es importante, realizar un análisis preciso de los datos contenidos en el complemento de nómina, como los campos que sirven como base para determinar las contribuciones fiscales de ISR y contribuciones locales estatales y de seguridad social para minimizar la determinación de fricciones por parte de las autoridades.
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