Los expedientes laborales pueden ser requeridos durante una auditoría, una inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) o un procedimiento laboral, incluso años después de que un colaborador haya dejado la empresa. Por ello, conocer cuánto tiempo deben conservarse y qué documentos deben integrar es fundamental para reducir riesgos y demostrar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
En este artículo conocerás qué establece la Ley Federal del Trabajo sobre la conservación de expedientes laborales, qué documentos deben resguardarse y cómo una gestión documental digital puede ayudar a fortalecer el cumplimiento dentro de tu empresa.
¿Qué es un expediente laboral?
Un expediente laboral es el conjunto de documentos que respaldan la relación entre una empresa y sus colaboradores, desde el proceso de contratación hasta la terminación del vínculo laboral.
Además de facilitar la administración de personal, estos documentos permiten demostrar el cumplimiento de obligaciones ante autoridades como la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el INFONAVIT.
Contar con expedientes completos y organizados también facilita la atención de auditorías, inspecciones o requerimientos legales, reduciendo tiempos de búsqueda y riesgos derivados de información incompleta.
¿Qué documentos deben integrar un expediente laboral?
Aunque cada organización puede establecer la documentación que considere necesaria de acuerdo con sus procesos internos, existen documentos cuya conservación es indispensable.
Entre ellos destacan:
- Contratos individuales de trabajo.
- Recibos de nómina o comprobantes de pago de salarios.
- Controles de asistencia.
- Comprobantes de pago de vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y participación de utilidades.
- Documentación relacionada con la inscripción y aportaciones al IMSS e INFONAVIT.
- Constancias de capacitación y demás documentos generados durante la relación laboral.
La correcta integración de estos documentos permite acreditar obligaciones laborales y contar con evidencia disponible cuando sea requerida por una autoridad.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los expedientes laborales?
La Ley Federal del Trabajo establece distintos plazos para conservar determinados documentos laborales. El artículo 804 señala la obligación del patrón de conservar y exhibir documentación como contratos individuales de trabajo, recibos de pago, controles de asistencia y comprobantes relacionados con prestaciones laborales e instituciones de seguridad social.
Si bien la legislación establece plazos específicos según el tipo de documento, muchas organizaciones optan por resguardar el expediente laboral completo durante al menos cinco años. Esta práctica facilita la atención de auditorías, inspecciones o revisiones posteriores, además de brindar mayor respaldo ante posibles controversias laborales.
Mantener esta información organizada y disponible permite responder de forma oportuna cuando sea necesario acreditar el cumplimiento de obligaciones.
¿Qué pasa si una empresa no puede presentar un expediente laboral?
Cuando una empresa no cuenta con la documentación necesaria o no puede localizarla oportunamente, puede enfrentar complicaciones para acreditar el cumplimiento de determinadas obligaciones laborales. Dependiendo del procedimiento, la falta de evidencia documental puede incrementar la exposición de la organización ante observaciones, requerimientos o controversias laborales.
Por ello, además de conservar la documentación, es importante que los expedientes permanezcan completos, actualizados y disponibles cuando sean requeridos.
¿Qué riesgos existen cuando los expedientes están incompletos?
Una gestión documental deficiente puede generar consecuencias operativas y legales para la empresa. Algunos de los riesgos más comunes son:
- No poder acreditar una relación laboral mediante contratos u otros documentos firmados.
- Dificultad para responder a inspecciones o auditorías por no localizar la información oportunamente.
- Expedientes con documentos faltantes o desactualizados.
- Mayor tiempo operativo para buscar información específica.
- Mayor exposición a contingencias laborales por falta de evidencia documental.
Mantener los expedientes completos y correctamente organizados permite reducir estos riesgos y brindar mayor certeza durante cualquier revisión.
¿Digitalizar documentos es suficiente?
Muchas empresas consideran que escanear documentos y almacenarlos en carpetas digitales es suficiente para cumplir con una adecuada gestión documental. Sin embargo, digitalizar no consiste únicamente en convertir documentos físicos en archivos electrónicos.
Un expediente laboral digital debe permitir organizar la información, clasificarla correctamente, controlar quién puede acceder a ella, mantener un historial de cambios y conservar la documentación protegida durante todo su ciclo de vida. Además, contar con alertas para documentos próximos a vencer y localizar la información en cuestión de minutos puede marcar una diferencia importante durante una auditoría o inspección.
¿Cómo puede ayudar Grupo Sistemas?
La tecnología se ha convertido en un aliado para fortalecer la gestión documental de las empresas. En Grupo Sistemas apoyamos a las organizaciones mediante soluciones especializadas para la administración de personal que permiten optimizar el manejo de expedientes laborales y fortalecer el cumplimiento de las obligaciones laborales.
A través de herramientas como Napsis, es posible centralizar la documentación de cada colaborador, incorporar firma electrónica con validez legal, establecer controles de acceso, recibir alertas sobre documentos próximos a vencer y mantener evidencia organizada para atender inspecciones, auditorías o requerimientos de forma más ágil.
De esta manera, las empresas no solo optimizan sus procesos de Recursos Humanos, sino que también fortalecen el control documental y reducen riesgos asociados a la gestión de la información.
Conclusión
Conservar correctamente los expedientes laborales va más allá de cumplir con una obligación legal. También representa una forma de proteger a la empresa ante posibles controversias, facilitar la operación diaria de Recursos Humanos y garantizar que la información esté disponible cuando sea requerida.
Una gestión documental eficiente ayuda a reducir tiempos de búsqueda, mejorar el control sobre la información y fortalecer el cumplimiento laboral durante todo el ciclo de vida de cada colaborador.
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Mantener los expedientes laborales completos, organizados y disponibles cuando se necesitan no solo facilita la operación diaria de Recursos Humanos; también ayuda a fortalecer el cumplimiento laboral y reducir riesgos ante auditorías, inspecciones o requerimientos de las autoridades.
En Grupo Sistemas contamos con soluciones para la Administración de Personal que, apoyadas en herramientas tecnológicas como Napsis, permiten digitalizar expedientes, centralizar la documentación y optimizar los procesos de gestión documental.
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