El reparto de utilidades (PTU) es un derecho de los trabajadores y una obligación para la mayoría de las empresas. Prepararse con anticipación no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también ayuda a mantener un ambiente laboral estable y positivo.
A continuación, te compartimos las mejores prácticas para que tu empresa esté lista antes de la fecha límite de pago.
1. Revisión y cálculo anticipado
El primer paso es asegurarte de que las utilidades de la empresa han sido correctamente declaradas ante el SAT. Para ello:
- Verifica el dictamen fiscal o la declaración anual de impuestos para conocer la utilidad gravable.
- Calcula la cantidad total a repartir con base en la utilidad gravable de la empresa.
- Determina la cantidad correspondiente a cada trabajador, según su salario y tiempo laborado.
Una revisión anticipada evita errores y asegura que el pago se realice de manera justa y conforme a la ley.
2. Presupuestación y planeación financiera
Es fundamental que la empresa destine los recursos necesarios para cubrir el pago de la PTU sin afectar su liquidez. Para ello:
- Incluye el PTU en la planeación financiera anual.
- Considera la posibilidad de crear un fondo de previsión que te permita cubrir esta obligación sin afectar la liquidez.
- Evita comprometer excesivamente el flujo de efectivo cercano a la fecha de pago.
Una buena planificación financiera permite cumplir con la obligación sin generar estrés económico para la empresa.
3. Cumplimiento legal y normativo
Asegúrate de cumplir con las disposiciones legales para evitar sanciones:
- Recuerda que las empresas deben repartir la PTU a más tardar el 31 de mayo de cada año.
- No todas las empresas están obligadas a repartir PTU (ejemplo: empresas de nueva creación o con ingresos menores a los establecidos por la ley).
- Consulta con un contador o abogado laboral para asegurarte de cumplir correctamente con la normativa aplicable a tu empresa.
4. Comunicación clara con el personal
Una estrategia de comunicación efectiva evita malentendidos y genera confianza entre los colaboradores. Para lograrlo:
- Explica a los empleados de forma transparente el cálculo del PTU y los criterios de distribución.
- Comparte la fecha estimada de pago.
- Proporciona un canal de comunicación para resolver dudas y aclaraciones.
- Exhibe una copia de la declaración anual de la empresa a los colaboradores.
5. Capacitación del equipo de RH y contabilidad
El equipo responsable del PTU debe estar bien informado para evitar errores en los procesos y atender consultas:
- Capacita al personal en normativas fiscales y laborales relacionadas con el reparto de utilidades.
- Asegura que los documentos y registros de asistencia, salarios y tiempos laborados estén actualizados y listos para facilitar auditorías internas.
Prepararse con anticipación para el pago de PTU no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para fortalecer la relación con tus empleados y mantener la estabilidad financiera de tu empresa. Siguiendo estas mejores prácticas, te aseguras de cumplir con este compromiso de manera ordenada y eficiente.
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